De Excel a la base de datos
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El uso de Excel para almacenar registros de datos es una alternativa muy utilizada -aunque a veces frustrante- a la creación de una base de datos. Sin embargo, el formulario de entrada de datos en Excel es una herramienta fundamental. Este artículo proporciona todos los pasos necesarios para empezar a utilizar el formulario de entrada de datos de Excel. Si busca algo más sencillo, descargue la plantilla gratuita de Excel para empezar inmediatamente.
Utilice esta plantilla gratuita para crear un formulario de entrada de datos personalizado que le permita aplicar múltiples restricciones a un campo (como que sea numérico y de cinco dígitos para un campo de código postal), hacer que un campo sea obligatorio o que sea único respecto a todos los demás registros (por ejemplo, para un número de pedido). Introduzca el número de campos necesarios para cada registro, seleccione un título y opciones para cada campo del registro y, a continuación, pase a la segunda hoja para empezar a introducir los datos.
Excel ofrece la posibilidad de facilitar la entrada de datos mediante un formulario, que es un cuadro de diálogo con los campos de un registro. El formulario permite la introducción de datos, una función de búsqueda de las entradas existentes y la posibilidad de editar o eliminar los datos.
Formulario de entrada de datos en Excel
El proceso de pensamiento para encontrar una solución en Excel es interesante. Su primera reacción podría ser utilizar una fórmula. Por ejemplo, podrías elegir dividir el número de pieza en tres partes usando IZQUIERDA, MEDIA y DERECHA y luego usar el operador de concatenación (&) para unir todo de nuevo. Como se muestra en la celda D4 de la Figura 1, se obtiene la fórmula bastante larga de =Izquierda(B4,3)&”.”&Medio(B4,4,2)&”.”&Derecha(B4,4).
Para mí, muchas horas después, empecé a pensar en mostrar números en miles y millones. Si quieres mostrar números en miles, podrías usar #,##0, como formato de número personalizado (ver celda D8). Para añadir una abreviatura “K”, el código es #,##0,K, como se muestra en la celda D9. Cada coma después del último cero del código divide el número por mil. Y para los millones, utiliza el código #,##0, que se muestra en la celda D10. Pero añadir “M” como abreviatura no funciona porque “M” significa meses. ¿La oscura solución? Utilizar /M para insertar una M real en el número. La barra invertida indica a Excel que debe insertar el siguiente carácter simple en el número. ¿Funcionaría el mismo truco si se utilizara . en el código? Como se muestra en la celda D13, funciona y es bastante corto.
Excel crea formularios
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Tutorial de Excel
Hay varias formas de dar formato de color a las celdas en Excel, pero no todas consiguen lo mismo. Si quieres rellenar una celda con color basándote en una condición, tendrás que utilizar la función de Formato Condicional.
En el ejemplo anterior, el color de la celda E3 ha sido cambiado de Sin Relleno a Color Azul, y fíjate que el valor de la celda E3 es 6 y si cambiamos el valor de esta celda de 6 a cualquier otro valor el color de la celda no cambiará y siempre permanecerá azul. ¿Qué significa esto?
Ahora, ¿qué pasa si queremos cambiar el color de la celda en función del valor de la misma? Supongamos que queremos que el color de la celda E3 cambie con el cambio del valor en ella. Digamos que queremos codificar el color de la celda E3 de la siguiente manera:
Entonces, en el primer cuadro, introduzca 0 y en el segundo cuadro, introduzca 10, luego haga clic en el botón Formato y vaya a la pestaña Relleno, seleccione el color azul, haga clic en Ok y de nuevo en Ok. Ahora introduzca un valor entre 0 y 10 en la celda E3 y verá que el color de la celda cambia a azul y si hay cualquier otro valor o ningún valor entonces el color de la celda vuelve a ser transparente.